- Descripción
Para la SMART PR S.A.S y sus filiales es de vital importancia el adecuado tratamiento
de los datos personales de sus públicos de interés, información que ellos mismos
nos han suministrado con diversos fines. Desde todos los procesos velamos por la
confidencialidad de la información de nuestros públicos, gracias a que contamos con
el apoyo de las herramientas idóneas para el almacenamiento y buen uso de ésta
en función de las actividades para las cuales esta información ha sido entregada.
Por lo que la Organización se se compromete, junto con cada uno de sus
funcionarios, colaboradores y contratistas, con la protección de la información
recolectada por cualquier vía o punto de contacto con personas naturales o jurídicas,
usuarios internos o externos, o con personas respecto de las cuales la empresa tenga
relación laboral, comercial, civil o de cualquier índole en el ejercicio de la prestación
de servicios que ofrece la agencia.
De acuerdo con lo anterior y como responsables del uso de la información de
nuestros públicos de interés, damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de
Protección de Datos Personales. - Alcance
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de
Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento
por parte de SmartPR S.A.S y su medio digital TecnoMarketingNews. - Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos
Personales
Razón social: SMART PR S.A.S
NIT: 900559870-6
Domicilio: CL 76 22 72 OF 301
Correo electrónico: [email protected]
Página web: www.smartpr.com.co - Normatividad Legal y Ámbito De Aplicación
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de
conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el
Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será
aplicada por SMART PR S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso,
circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento
de datos personales. - Definiciones
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la
normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales; b) Aviso de Privacidad: Documento físico,
electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a
disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de
Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder
a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que
pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de
la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan
obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales; f) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o
reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por
datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia
a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural
o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i)
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento
de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación
o supresión de los mismos. - Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y
tratamiento de los mismos
SMART PR S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la
relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida
el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios requeridos por sus
clientes; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los
mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre
hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil,
vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo
y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria
o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo
comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y
de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter
comercial o publicitario, adelantados por SMART PR S.A.S y/o por terceras personas;
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar
procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados
(activos e inactivos) en las bases de datos de SMART PR S.A.S; i) Los indicados en
la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad
respectivo, según sea el caso; j) Suministrar sus datos personales a compañías
aseguradoras cuando sea estrictamente necesario para amparar los riesgos de
SMART PR S.A.S k) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales
a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de SMART PR S.A.S, ubicadas en
Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la
información para los fines aquí indicados. Respecto de los datos (i) recolectados
directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que
suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las
videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de SMART PR
S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e
instalaciones de SMART PR S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier
tipo de proceso.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los
propósitos aquí señalados, y por tanto, SMART PR S.A.S no procederá a vender,
licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa
para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los
servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios
y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de
mercadeo en nombre de SMART PR S.A.S o a otras entidades con las cuales se
tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información que tenga relación con
una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de
restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.
SMART PR S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de
determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con
terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información
personal a terceros prestadores de servicios, SMART PR S.A.S advierte a dichos
terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de
seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se
solicita que no se divulgue la información personal a otros. - Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe
obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio
de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia:
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SMART PR
S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia
de datos que le conciernan; e)Principio de acceso y circulación restringida: El
Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos
personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada
por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por
parte de SMART PR S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que
intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de
las labores que comprende el Tratamiento.
PARÁGRAFO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el
Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento. - Derechos de los Titulares de Datos Personales Objeto de
Tratamiento por parte de Smart PR S.A.S
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o
apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de
los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de SMART PR S.A.S
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales
que estén bajo el control de SMART PR S.A.S, para efectos de consultarlos de
manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que
motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y
supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o
supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se
satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la
autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales
vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho
a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar
quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo
dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f)
Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos
tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y,
de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos
por medio de las personas que estén facultadas para representarlos. - Deberes de SMART PR S.A.S
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que SMART PR
S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En
consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando
actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en
esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar
de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a
solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las
consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política
(v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad
en los términos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información
bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información
cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea
procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de
datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u
organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
(i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar
los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo
tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv)
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v)
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de
los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas
y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente
política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la
forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos
la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato
personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por
el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas
autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la
Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el
tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del
tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente
autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se
deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas
contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii)
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar
de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de
los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
(iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones
realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes
pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a
las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar
al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en
discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia
de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos
de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los
titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio. - Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, SMART
PR S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y
tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para
esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan
conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el
artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo
que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a
la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales
que rigen sobre la materia. - Aviso De Privacidad
En el evento en el que SMART PR S.A.S no pueda poner a disposición del titular del
dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el
aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará
para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de
Industria y Comercio. - Limitaciones Temporales Al Tratamiento de los Datos Personales.
SMART PR S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos
personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las
finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables
a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales,
jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del
tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá
a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los
datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el
cumplimiento de una obligación legal o contractual. - Área Responsable y Procedimiento para el ejercicio de los
Derechos de los Titulares del Dato Personal
El Comité De Protección De Datos Personales será el responsable de atender las
peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los
derechos contemplados en el numeral 5° de la presente política, a excepción del
descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza
su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de
8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico [email protected].
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los
documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá
al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para
que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá
que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez
recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. - Medidas de Seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SMART
PR S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el
tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin
de garantizar la seguridad de la información. - Fecha de entrada en vigencia
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en
vigencia a partir de su publicación y cualquier cambio que se presente respecto de
la presente política, se informará a través de la dirección electrónica:
www.smartpr.com.co
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